Technologie

Mit Hilfe von Daten einen auf den Menschen ausgerichteten Arbeitsplatz schaffen

Die Fallstudie zeigt, wie die Steelcase Workplace Advisor Studie Echtzeitdaten nutzt, um optimale Bedingungen im Steelcase Learning + Innovation Center in München zu schaffen.

Wir leben in einer Welt der Daten. Unterwegs erkennt Google Maps unseren Standort und hilft uns, den schnellsten Weg zur Arbeit zu finden. Zuhause überwacht eine Schlaf-App unsere Schlafzyklen. Kundenrezensionen auf Amazon beeinflussen unser Kaufverhalten und die neueste Wetter-App hilft uns zu entscheiden, ob wir heute mit oder ohne Regenschirm das Haus verlassen.

Technologie für Arbeitspl?tze, die den menschlichen Bedürfnissen gerecht werden

Im Alltag treffen wir t?glich eine Vielzahl an schnellen Entscheidungen aufgrund der uns zur Verfügung stehenden Daten und Informationen. Im Gegensatz dazu sind Entscheidungs- und Ver?nderungsprozesse in Unternehmen meist eher langwierig. In Zeiten des globalen Wettbewerbs und anhaltenden Wandels ist es für Unternehmen allerdings riskant, wenn Ver?nderungen nur schleichend vorankommen. Rasche Anpassung, Innovation und Wachstum k?nnen entscheidend für das überleben eines Unternehmens sein.

RAUM BEEINFLUSST VERHALTEN

Steelcase hat auf das rasante Tempo der heutigen Zeit mit der Schaffung eines weiteren Learning + Innovation Centers (LINC) reagiert. Das neueste LINC liegt im Herzen von München und ist einer der Knotenpunkte des weltweiten Unternehmensnetzwerks. Au?erdem ist es ein Ort, der die Verbundenheit der Mitarbeiter st?rkt und die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern vor Ort untereinander sowie mit ihren Kollegen auf der ganzen Welt verbessert. Es verk?rpert den Grundsatz von Steelcase, dass Orte und R?ume eine gro?e Wirkung auf uns haben.

Bei der Gestaltung des LINC wurden die wichtigsten Erkenntnisse über den Zusammenhang von Lernen, Kreativit?t und Innovation umgesetzt. Heute kann man im LINC tagt?glich beobachten, wie die Arbeitsumgebung die Entstehung von neuen Gewohnheiten unterstützt und dadurch zu einem Kulturwandel beitr?gt. ?Das Verhalten ?ndert sich, sobald sich die Denkweise ?ndert. Und diese ?ndert sich durch die Erfahrungen, die die Menschen in der Arbeit machen”, erkl?rt Laurent Bernard, Vice President für internationales Talentmanagement bei Steelcase. Das LINC zeigt, wie Design, das den Bedürfnissen der dort arbeitenden Menschen entspricht, das Lernen und Wachstum beschleunigt.

DAS LEARNING + INNOVATION CENTER?Drei miteinander verbundene Geb?udeteile mit unterschiedlichen Funktionen bilden die Basis des einzigartigen ?kosystems, aus dem sich das LINC zusammensetzt. In Geb?ude G befinden sich der Empfang und das WorkCafé. Dort ist auch die Führungsriege anzutreffen. Darüber hinaus gibt es zahlreiche unterschiedlich gestaltete Workshops und Studios. Dieser Geb?udeteil wird sowohl von den Münchner Mitarbeitern als auch von Mitarbeitern anderer Standorte genutzt und von G?sten und Kunden besucht. In den Geb?uden E und F wird haupts?chlich Forschung und Entwicklung betrieben. Sie dürfen deshalb nur von bestimmten Mitarbeitern betreten werden. Eine Ausnahme bildet der Bereich Learning and Development, in dem regelm??ig Schulungen stattfinden und der für Besucher zug?nglich ist. In den Geb?udeteilen E und F wird sowohl alleine als auch in Teams gearbeitet. Hierfür stehen zahlreiche Maker Spaces, Prototypen-Studios und Model Shops zur Verfügung.

STEELCASE WORKPLACE ADVISOR STUDIE

Eine Methode, die Steelcase nutzt, um das Arbeitsumfeld besser auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter abzustimmen, ist der Einsatz von Technologie, was auf den ersten Blick überraschend erscheinen mag, aber sehr gut geeignet ist, um die Gewohnheiten der Mitarbeiter abzubilden.

Die Steelcase Workplace Advisor Studie (WPA-Studie) ist eine Studie über einen begrenzten?Zeitraum, die Unternehmen Einblick in das Arbeitsverhalten ihrer Angestellten gew?hrt.

Die Steelcase WPA-Studie liefert leicht verst?ndlich aufbereitete Daten und Statistiken, die Immobilienverwaltern und dem Facility Management wichtige Einblicke darüber gew?hren, welche Arten von R?umen für die Angestellten am besten geeignet sind.

Neben der Erhebung von quantitativen Daten werden Mitarbeiterumfragen durchgeführt, um herauszufinden, in welchen R?umen sich die Mitarbeiter bei der Arbeit am liebsten aufhalten. So erf?hrt das Facility Management, welche Entscheidungen hinsichtlich der M?blierung und Ausstattung der unterschiedlichen Bereiche sich gelohnt haben. Diese Daten liefern darüber hinaus wichtige Werte für Entscheidungen über gro?e Investitionsvorhaben.

Die Bereitstellung von R?umen, die die Angestellten dabei unterstützen auf ihre ganz individuelle Art und Weise zu arbeiten, hilft Unternehmen ihre Immobilien sehr viel effizienter zu nutzen, die Zufriedenheit und das Engagement der Mitarbeiter zu steigern und durchaus auch die Immobilienkosten zu senken.

?Die Arbeit ver?ndert sich st?ndig. Man kann keine Vorgaben dazu machen, wie ein Raum genutzt werden soll. Echtzeitdaten erm?glichen einen Einblick in das Nutzerverhalten und die Arbeitsweise der Angestellten und machen es m?glich, den Arbeitsplatz mehr auf menschliche Bedürfnisse auszurichten.”

Jenny CarrollUser Interaction Designer, Steelcase

Steelcase hat eine Reihe von Prinzipien für das Design und Raumerlebnis entwickelt, die in die Planung und Umsetzung des LINC eingeflossen sind. Um die Raumnutzung nachzuvollziehen, die Effektivit?t der Prinzipien zu bewerten und Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu ermitteln, konzentrierte sich das Steelcase Applied Research and Consulting Team (ARC) bei der Steelcase WPA-Studie im LINC auf drei zentrale Aspekte. Die R?ume wurden in vier Kategorien unterteilt, um den Zweck der R?ume darstellbar zu machen und darauf basierende Entscheidungen für die Zukunft zu erm?glichen. In den drei Geb?udeteilen wurden an strategischen Punkten Sensoren platziert und von Januar bis M?rz 2018 jeden Tag von 8 Uhr morgens bis 16 Uhr nachmittags Daten erhoben.

1. überprüfung der Wirksamkeit der Designprinzipien
2. Einblick in die Raumnutzung
3. Bestimmung von Bereichen mit Verbesserungspotential

LINC DESIGN-PRINZIPIEN

1. Mobilit?t nutzen, um bereichsübergreifende Kontakte zu f?rdern und den Anteil an Pers?nlich/Geteilt-Bereichen schrittweise erh?hen.

2. Zusammenarbeit erm?glichen, indem der Gro?teil der R?ume für gemeinsames Arbeiten ausgerichtet wird.

3. Autonomes Arbeiten erm?glichen durch ein Angebot an vielen unterschiedlichen R?umen.

4. Erm?glichen, dass Kunden und Angestellte miteinander in Kontakt treten durch die Schaffung eines gemeinsam genutzten sozialen Bereichs, dem WorkCafé.

5. R?umlich verteiltes Arbeiten erleichtern durch die Bereitstellung einer ausreichenden Anzahl an R?umen mit Audio- und/oder Video-Ausstattung für die virtuelle Zusammenarbeit.

RESULTATE BRINGEN VER?NDERUNGEN IN GANG

über das Dashboard der Steelcase WPA-Studie l?sst sich erkennen, welche Büror?ume genutzt werden, welche Tools und Settings beliebt sind und ob Angebot und Nachfrage für Einzel- und Teamarbeitspl?tze sich die Waage halten. Zus?tzlich zur Erfassung der Fakten und Zahlen befragte das ARC-Team die Angestellten im LINC, um qualitative Daten zu den beliebtesten R?umen zu erhalten.

Für die Einzelarbeit zogen die Angestellten Geb?ude G vor, das sowohl für Angestellte als auch Besucher zug?nglich ist. In diesem Geb?ude steht eine Vielzahl an erg?nzenden Fl?chen zur Verfügung, die eine angenehme und informelle Atmosph?re erzeugen, in der man sich gerne zum Einzelgespr?ch mit einem anderen Kollegen trifft. Um der hohen Nachfrage nach Privatsph?re gerecht zu werden, wurden in Geb?ude G drei schallgeschützte Officebricks Pods errichtet, die es den Mitarbeitern erm?glichen, auch im Gro?raumbüro konzentriert zu arbeiten oder vertrauliche Informationen ungest?rt auszutauschen.

Im Durchschnitt waren 32 Prozent der Sitzpl?tze in den Pers?nlich/Geteilt-Bereichen belegt. Da die Auslastung insgesamt gering war, schlug das ARC-Team vor, die Anzahl der zugeordneten Tische zu überdenken und den Anteil an Pers?nlich/Geteilt-Bereichen zu erh?hen. Pers?nlich- und Gemeinsam-Bereiche zeigten ?hnliche Auslastungen, was ein ausgewogenes Verh?ltnis der beiden Typen erkennen l?sst.

Was gemeinsam genutzte Teamr?ume angeht, so fanden die Treffen vor allem in Gruppen von drei bis sechs Personen oder zu zweit statt. Das Angebot an Besprechungsr?umen für drei bis sechs Personen entsprach also dem Bedarf. Allerdings wurden noch kleinere Besprechungsr?ume ben?tigt. ?Als wir erkannten, dass der Gro?teil der Teamarbeit in Kleingruppen stattfindet, empfahlen wir, weitere R?ume für zwei Personen zu schaffen und die Anzahl an gr??eren R?umen zu verringern“, sagt Annemieke Garskamp, Applied Research Consultant bei Steelcase. Officebricks Pods eignen sich hierfür gut, da sie einen Ort für ungest?rte Gespr?che zu zweit bieten.

Die Effizienz bei Nutzung war in Teambereichen besonders hoch. Diese wird berechnet, indem man die Gesamtanzahl der Nutzer durch die Auslastung im Lauf der Zeit teilt. Die hohe Auslastungsrate l?sst darauf schlie?en, dass diese Bereiche die richtige Gr??e und die notwendigen Tools für gemeinsame und kreative Arbeit bieten. ?In allen Geb?uden wurden Telepr?senz-Angebote verwendet“, erl?utert Garskamp. ?R?ume, die Telepr?senz?erm?glichen, wurden h?ufig in Anspruch genommen, im Voraus gebucht und für Gespr?che mit internationalen Kollegen genutzt. Solche R?ume wurden bewusst in allen drei Geb?udeteilen des LINC geschaffen, um den Austausch und spontane Interaktionen zwischen den Mitarbeitern zu erm?glichen. Die Ergebnisse der Steelcase Workplace Advisor Studie haben best?tigt, dass diese Strategie funktioniert.”

In Gemeinschaftsbereichen schwankte die Auslastung stark je nach dem Zweck der Bereiche, wobei das WorkCafé einen der am st?rksten frequentierten Bereiche des LINC?darstellt. Auch dieses Ergebnis erfüllte die Erwartungen des Design-Teams, da das WorkCafé als soziales Zentrum geschaffen wurde, an dem alle miteinander in Kontakt treten.

WANDEL UND GEMEINSCHAFT BEWIRKEN

?Es geht um die gemeinsame Nutzung der Ressourcen, darum Grenzen zu überwinden und um die Interaktion als zusammengeh?rige Gemeinschaft”, erkl?rt James Ludwig, Vice President für Global Design and Engineering.

Die Steelcase WPA-Studie wurde auf dieses Ziel ausgerichtet, um herauszufinden, ob das LINC wie geplant genutzt wurde und welche Ma?nahmen man wom?glich ergreifen sollte, um die Nutzung der R?umlichkeiten effizienter und angenehmer zu gestalten. Um sich auf die best?ndig ?ndernden Arbeitsabl?ufe einstellen zu k?nnen, plant Steelcase die WPA-Studie fortlaufend anzuwenden, damit das LINC auch weiterhin die Bedürfnisse seiner Angestellten erfüllt. Durch die Befragung der Angestellten konnte Steelcase aufschlussreiche qualitative Daten mit konkreten quantitativen Daten kombinieren, um ein tiefgreifendes Verst?ndnis dafür zu entwickeln, was funktioniert und was nicht. Letztendlich erbrachte die Studie die Erkenntnisse, die n?tig waren, um einen Wandel anzuregen und die dazu führten, dass der Arbeitsplatz besser auf den Menschen ausgerichtet werden konnte.

Weitere Informationen darüber, wie die Steelcase Workplace Advisor Studie dazu beitragen kann, das Arbeitsumfeld in Ihrem Unternehmen zu optimieren, finden Sie hier.

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